Tips para realizar reuniones virtuales efectivas
Es muy probable que ya te estés acostumbrando a realizar videollamadas pues para millones de personas esta ha sido la mejor herramienta para sentirse más cerca de su familia y amigos.
Independientemente de la posibilidad de regresar a las oficinas, sacar ventaja de la flexibilidad que implica el trabajo remoto debe ser una de las buenas prácticas que aprendamos en la contingencia y, parte ello implica hacer reuniones virtuales efectivas.
Es muy probable que ya te estés acostumbrando a realizar videollamadas pues para millones de personas esta ha sido la mejor herramienta para sentirse más cerca de su familia y amigos. Sin embargo, como señala AT&T, cuando se trata de una reunión de trabajo la dinámica tiene que ser diferente y por ello nos brinda algunos consejos:
Hay que planear
De acuerdo al tema a tratar y al número de personas que participarán, define la hora y la duración de la reunión. Hay que se establecer además quién será el moderador, él será el responsable de mantener claro el propósito de la videollamada y preparar la información necesaria.
Prepara el dispositivo
Esto aplica tanto para el administrador como para todos los participantes. Es necesario verificar el correcto funcionamiento del micrófono y la cámara del dispositivo para no tener que arreglar problemas durante la junta. Es mejor cerrar páginas, aplicaciones y programas que no serán necesarios pues, un dispositivo que se encuentra realizando varias tareas a la vez puede tornarse lento y provocar intermitencias en la videoconferencia.
Establece normas claras
Las reuniones virtuales son menos efectivas si los participantes están distraídos, ya sea porque se encuentran realizando otras actividades o se pierde el orden en las intervenciones. Para evitar que esto suceda la recomendación es no realizar otras actividades durante la junta; silenciar tu micrófono cuando no estés hablando; permitir que otras personas terminen de exponer antes de compartir tus comentarios.
El orden es la clave
En cada videollamada genera acuerdos con fechas de entrega, revisión y aprobación y comparte la minuta con todo el equipo, de manera que se pueda calendarizar la dinámica de trabajo, dar seguimiento a cada uno de los acuerdos y asegurarse de que todos están trabajando para alcanzar los mismos objetivos.
Asegúrate de usar la herramienta correcta
Lo mejor es contar con una aplicación que posea estándares de seguridad suficientes para evitar el robo de datos personales o información confidencial. Si bien es posible conectarnos vía redes sociales o mensajería instantánea, si se trata de una reunión de trabajo lo ideal es optar por una aplicación especializada.
Como medida de precaución extra se pueden proteger las reuniones con una contraseña y así evitar dejarles la puerta abierta a los hackers.
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