¿Qué es la firma electrónica y en trámites se necesita?
Para solicitarla, cada dependencia tiene en su portal los requisitos y condiciones de uso.
Se le conoce como Firma Electrónica a un conjunto de datos electrónicos que tienen como objetivo identificar a una persona o empresa que requiere iniciar o continuar algún trámite. Estos datos validan que el interesado está autorizando a la dependencia gubernamental o negocio a realizar dicho proceso, sobre todo cuando se realiza a distancia o a través de un medio digital.
Es decir, es la forma que tiene una persona o empresa de firmar un documento electrónico o vía remota, como si lo hiciera de forma presencial.
La firma electrónica tiene muchas ventajas sobre la firma convencional, entre ellas: disminuye o elimina las barreras geográficas, es decir, permite darle continuidad a los trámites a distancia, de forma que el interesado no tiene que desplazarse de un punto a otro.
Aporta más seguridad en la validación de documentos o trámites, pues al ser una serie de datos electrónicos, sólo el interesado los conoce, en contraste con una firma tradicional, la cual está a la vista de todos y un experto podría duplicarla o falsificarla.
Además, brinda mejor interacción entre dependencias y los interesados, facilita el acceso a la información, reduce costos y reduce tiempo en los procesos, principalmente.
Este concepto evolucionó y ahora se le conoce como Firma Electrónica Avanza, la cual otorga los mismos beneficios, pero tiene mayor seguridad.
La firma electrónica avanzada resulta de la combinación de datos y caracteres. Consta de tres partes: contraseña de acceso, certificado y clave privada, que debe contener entre 8 y 255 caracteres, entre los que se pueden utilizar algunos especiales para aumentar el nivel de seguridad.
Su vigencia es de 4 años y puede renovarse. No se debe proporcionar a otras personas para que actúen por otros.
El uso de la firma electrónica avanzada garantiza que nadie, salvo el interesado, envió o autorizó cierto trámite o documento.
En México, el Sistema de Ahorro Tributario o SAT es una de de las dependencias que más la usan para realizar prácticamente todos los trámites que están a su cargo.
Para tramitarla, se tiene que programar una cita en alguna oficina del SAT, acudir con los requisitos que pide la dependencia, registrar los datos biométricos y generarla. El trámite es gratuito.
El objetivo de la firma electrónica avanzada es agilizar la atención a todos los ciudadanos, aprovechando las ventajas del gobierno digital.
Dentro del SAT, es obligatorio usar la firma electrónica para trámites como emisión de comprobantes fiscales digitales, emisión de recibos de nómina digitales, requerimientos aduanales, declaración patrimonial, dictámenes fiscales y devoluciones mayores a 14 mil pesos, entre otros.
Así como esta dependencia, más oficinas se han sumado a usar la firma electrónica para la realización o seguimiento de ciertos trámites y más aún con las recomendaciones de la nueva normalidad, que privilegia los trámites a distancia sobre los presenciales.
La Secretaría de Economía la requiere para la inscripción de actos mercantiles y la autorización de uso de denominaciones o razones sociales, tanto para la creación de sociedades de naturaleza mercantil como sociedades civiles.
Además, solicitudes modificación de denominaciones o razones sociales, presentación del Aviso de Liberación de Denominaciones y descarga de ciertos documentos.
Por su parte, el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa la requiere para la consulta remota de expedientes, de modo que los interesados puedan conocer el estado procesal del juicio las 24 horas del día, los 365 días del año.
Para solicitarla, cada dependencia tiene en su portal los requisitos y condiciones de uso.
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